Privacyverklaring

Milieusticker voor Duitsland is een website die weinig informatie over jou als bezoeker bijhoudt. Toch is dit soms noodzakelijk, bijvoorbeeld wanneer je een bestelling plaatst of een e-mail stuurt. Op deze pagina vertellen we je meer.

1. Wanneer je enkel deze website bezoekt
2. Wanneer je een bestelling plaatst
3. Wanneer je het contactformulier gebruikt
4. Waar en hoe worden mijn gegevens bewaard?
5. Inzage in je gegevens

1. Wanneer je enkel deze website bezoekt

Bezoek je deze website en maak je geen gebruik van het bestelformulier of het contactformulier? Dan wordt er geen informatie over jou als bezoeker bewaard. Door het ontbreken van advertenties die via andere websites worden ingeladen, zijn er ook geen derde partijen die je activiteiten in de gaten houden.

2. Wanneer je een bestelling plaatst

Plaats je een bestelling via het bestelformulier, dan worden er een aantal gegevens bewaard. Dit zijn in de eerste plaats de gegevens die je zelf op het bestelformulier invult. We vertellen hieronder waarom en voor hoelang deze gegevens bewaard worden.

• Je naam en adresgegevens zijn nodig om de sticker te kunnen versturen. Deze gegevens staan ook op de rekening, welke voor de Duitse belastingdienst 10 jaar bewaard moet worden.
• Voor zakelijke bestellingen komen daar de bedrijfsnaam en het btw-identificatienummer bij. Ook deze gegevens moeten verplicht op de rekening staan en worden dus eveneens voor 10 jaar bewaard.
• Het kenteken komt op de milieusticker te staan en is nodig om de aanvraag te voltooien. Ook staat het kenteken opnieuw op de rekening.
• Je e-mailadres wordt gebruikt om je een bevestiging van je bestelling te sturen. Ook bij problemen met de bestelling ontvang je een e-mail. Omdat bedrijven wettelijk verplicht zijn jou als klant inzage te geven in de gegevens die over je bewaard worden en het e-mailadres hierbij gebruikt wordt voor verificatie, moet je e-mailadres ook voor 10 jaar bewaard worden.
• Je telefoonnummer is alleen verplicht voor betalingen met creditcard. Deze verplichting komt van de creditcardmaatschappijen. Je telefoonnummer wordt bewaard zolang een chargeback mogelijk is. Dat is het terugvragen van je geld via de creditcardmaatschappij binnen 180 dagen na ontvangst.
• Voor Belgische kentekens is ook een kopie van je kentekenbewijs nodig. Dit is om te controleren of het voertuig in aanmerking komt voor een milieusticker. Een papieren uitdraai van deze kopie wordt voor drie jaar bewaard, wat een verplichting van de Duitse overheid is. De digitale kopie die je tijdens je bestelling meestuurt wordt na twee tot drie maanden verwijderd.

Je gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan hierboven aangegeven. Je ontvangt dus geen reclame op je e-mailadres of per reguliere post. Je gegevens worden ook niet met derden gedeeld, afgezien van je kenteken en in het geval van een Belgisch kenteken een kopie van je kentekenbewijs. Deze laatste twee gegevens heeft de samenwerkende Duitse garage ter inzage nodig om de stickers te kunnen uitgeven.

Ter volledigheid worden nog enkele gegevens zichtbaar na een afgeronde betaling van je bestelling. Voor iDEAL, KBC/CBC, Belfius en ING Home’Pay zijn dit het bankrekeningnummer (IBAN) en de naam van de rekeninghouder. Betaal je via Bancontact of creditcard, dan worden de laatste vier cijfers van het kaartnummer en de naam op de kaart zichtbaar. De gegevens worden bewaard door Mollie, het bedrijf dat de betalingen uitvoert. Bekijk voor meer info deze privacyverklaring van Mollie.

Niet afgeronde bestellingen

Plaats je een bestelling maar rond je deze niet af? Dan worden je gegevens voor twee maanden bewaard. Dit is om vragen over de geplaatste bestelling te kunnen beantwoorden of om de betaling alsnog te voltooien. Let er op dat dit alleen geldt nadat je op de knop Bestelling plaatsen en betalen hebt geklikt. Klik je hier niet op, dan wordt je bestelling niet geplaatst en worden er geen gegevens opgeslaan.

3. Wanneer je het contactformulier gebruikt

Het contactformulier is bedoeld om een e-mail te sturen. Je ingevulde gegevens worden alleen gebruikt om je e-mail te beantwoorden en worden niet op enig andere manier verwerkt of opgeslagen. E-mails worden standaard voor een jaar bewaard, omdat binnen deze periode soms nog vragen binnenkomen die betrekking hebben op voorgaande e-mails.

Soms wordt de informatie die je per e-mail doorgeeft langer bewaard. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je doorgeeft een onjuist adres ingevuld te hebben bij de bestelling. Het gecorrigeerde adres wordt dan toegevoegd aan je bestelling. De e-mail zelf wordt na een jaar wel verwijderd.

Geautomatiseerde e-mails met gegevens van je bestelling worden aan deze kant helemaal niet bewaard. Het gaat dan om e-mails met een bevestiging van je bestelling, wanneer je voertuig niet in aanmerking komt voor de milieusticker, niet de juiste kopie van je kentekenbewijs is meegestuurd, het kenteken niet bestaat of het btw-identificatienummer onjuist is.

4. Waar en hoe worden mijn gegevens bewaard?

Je gegevens worden op verschillende locaties bewaard. Ten eerste is er de webserver waarop de bestellingen binnenkomen. De server wordt onderhouden door het Franse bedrijf Gandi, maar de server staat in Luxemburg. Het systeem is zo afgeschermd dat derden geen toegang tot je gegevens hebben. Het doorsturen van je bestelling gebeurd via een beveiligde SSL-verbinding.

Het aan deze website gekoppelde e-mailadres wordt eveneens beheerd door Gandi. De dienst is opnieuw zo afgeschermd dat derden geen toegang tot je e-mails hebben. Voor het versturen wordt gebruik gemaakt van Postmark, een Amerikaans bedrijf dat gespecialiseerd is in het versturen van e-mail. Hierdoor wordt voorkomen dat e-mail als ongewenst wordt gemarkeerd. Om de dienst te kunnen leveren, is het noodzakelijk dat de e-mails korte tijd door Postmark bewaard worden. Meer daarover lees je in dit artikel van Postmark zelf.

Zoals hierboven al bij punt 2 vermeld, moet de rekening van iedere bestelling voor 10 jaar bewaard worden. Deze rekeningen wordt zowel op papier als op een niet met het internet verbonden harde schijf bewaard. Afgezien van aan de Duitse belastingdienst, worden ze niet aan andere partijen ter beschikking gesteld.

5. Inzage in je gegevens

Het is altijd mogelijk de gegevens die over je bewaard worden op te vragen. Dit kan door contact op te nemen via het het contactformulier. Denk er wel aan dat je hetzelfde e-mailadres gebruikt als tijdens de bestelling. Indien niet in strijd met de wettelijke bewaarplicht van gegevens, kun je het contactformulier ook gebruiken om je gegevens te laten verwijderen.